Quali documenti conservare in caso di controlli sui finanziamenti a lump sum?

I beneficiari del Programma europeo CERV che ricevono un finanziamento in modalità lump sum (somma forfettaria) devono rispettare precisi obblighi documentali in caso di controlli, revisioni, audit o indagini. Una FAQ ufficiale chiarisce quali documenti devono essere conservati e presentati.

Nella FAQ si dichiara che i beneficiari sono tenuti a conservare la documentazione per:

• Almeno 5 anni dopo il pagamento del saldo finale del finanziamento
• 3 anni, nel caso di sovvenzioni fino a 60.000 euro

La documentazione deve essere disponibile, verificabile e sottoponibile ad audit. Tuttavia, una delle caratteristiche principali dei finanziamenti lump sum è che non è richiesto conservare la documentazione dei costi reali sostenuti.

Ciò significa che:

• Non è necessario conservare timesheet
• Non è obbligatorio archiviare fatture o giustificativi di spesa ai fini del grant
• Non è previsto reporting finanziario
• Non vengono effettuati controlli o audit sui costi sostenuti

In caso di controlli o verifiche, i beneficiari devono essere in grado di dimostrare la corretta attuazione tecnica del progetto, come descritto nell’Allegato 1 del Grant Agreement.

D'altra parte, tra i documenti che possono essere richiesti rientrano, ad esempio:

• Documentazione tecnica delle attività realizzate
• Prove di partecipazione a eventi o seminari
• Pubblicazioni, materiali di comunicazione e disseminazione
• Output e deliverable previsti dal progetto

È quindi fondamentale conservare tutte le evidenze che dimostrino che le attività progettuali sono state effettivamente svolte secondo quanto approvato nel Grant Agreement. Resta fermo che i beneficiari devono comunque rispettare eventuali obblighi di conservazione contabile previsti dalla normativa nazionale.

Per maggiori dettagli: